Uma das grandes dúvidas de profissionais de saúde, segurança e meio ambiente reside em como criar ou atribuir papéis e responsabilidades claros na gestão de riscos ocupacionais de uma organização. De fato é um tema que exige habilidades do profissional que o conduzirá para que se alcance o resultado desejado: Pessoas devidamente cientes de suas responsabilidades e acima de tudo comprometidas com os resultados.
Começando pelos conceitos: Papel está relacionado a posição/função desempenhada por alguém em uma organização. Responsabilidade é vinculada a atividade ou o conjunto de atividades que o sujeito que exerce um determinado papel possui.
Exemplo: O Gerente de Saúde, Segurança e Meio Ambiente – SSMA é responsável por conduzir avaliações críticas e apresentar o resultado à Direção da organização.
Feita devida conceitualização, avançamos para a pergunta de milhões: Como definir os papéis e as responsabilidades em uma empresa que não tem a clareza de tudo o que deve ser feito ou possui papéis não tão claros? Qual a lógica posso utilizar?
A definição da relação papel x responsabilidade precisa observar a relação de hierarquia. Responsabilidades estratégicas (tomada de decisão do rumo da estratégia de SSMA) são normalmente dos papéis de direção da empresa ou de áreas corporativas. Por outro lado, responsabilidades táticas (impactam o processo ou demandam a atuação de uma área/departamento) residem em papéis de liderança média (gerência, coordenação, supervisão) da empresa. Já as responsabilidades operacionais (execução de tarefas) são normalmente atribuídas aos papéis operacionais (operadores, técnicos, mecânicos etc).
Comece pelos processos de saúde, segurança e meio ambiente já existentes na sua empresa que rodam, mas que ainda carecem de uma definição objetiva de papéis e responsabilidades. Afinal se tais processos estão rodando, mesmo que com oportunidades, alguém está fazendo as coisas acontecerem. Aqui talvez seja mais o caso de formalizar o papel e a responsabilidade se estas ainda não estiverem. Como? Utilizando a estrutura de documentos que a empresa dispõe, seja por meio de Ordem de Serviços, procedimentos operacionais, instruções de trabalho ou descrições de cargo e obviamente capacitando as pessoas em tais ferramentas. A propósito, não é raro procedimentos disporem em sua estrutura de um campo intitulado “Responsabilidades”, ou “Responsabilidades e Autoridades”. Utilize tal campo para fazer essa devida atribuição. Lembre-se de que isso necessita de uma validação/aprovação do “papel” que vai ser responsável por determinada responsabilidade. Aqui estamos falando da aprovação de quem executará. Afinal é preciso “combinar com os russos”.
Posteriormente, faça progresso para os processos que ainda não existem e/ou não rodam na sua empresa. Aqui há ainda a etapa de construção do processo. Aproveite essa oportunidade para envolver as pessoas que estão nos papéis que possuem responsabilidades desde o princípio. Utilize muito o expediente da participação e envolvimento. Haverá muito mais colaboração do que quando algo é criado e simplesmente comunicado.
Um próximo passo é medir a execução das responsabilidades pelos papéis. Podem ser criadas diferentes ferramentas para tal. É comum aplicar checklists ou mesmo auditorias internas de processo para checagem periódica da execução do combinado, sobretudo quando a disciplina na execução é baixa.
